経理業務に関する負担を軽減させたい時に有効な方法が、経費精算ツールの導入です。経費精算ツールを活用すれば、経費精算や経理業務にかける時間の削減、そして人件費の節約にも繋がります。そんな経費精算ツールとはどんなものか、導入によってどんなメリットを得られるかなどを一緒に見ていきましょう。
経費精算とは？
経費とは？
経費精算の業務は、企業の経理業務の中でもとても時間がかかり、従業員、経理担当者ともに、負担が大きくなりがちです。しかし、現代は、クラウドの経費精算システムが登場したことで、かなりの時間が節約可能になりました。そもそも、経費精算とは何でしょうか？経費精算とは、業務に関する費用を項目ごとに仕訳して立て替え払いした社員に、会社が払い戻す一連の経理業務をさします。
現金での精算だけではなく、法人クレジットカードで支払った場合は、領収書など支払い確証とクレジットカードの支払い明細と紐づける作業が必要になります。
経費の判断基準とは？
経費の判断基準は、基本的には、会社の事業活動に関係する支出で、領収書などの確証があれば、経費として承認されます。簡単な定義なだけに曖昧で、接待交際費の取り扱いなど、常識的な判断に任される場合もあります。何を経費として承認するか、具体的な指標が社内規程として必要になります。
また、会社の事業活動に直接関係のないものでも、会社の利益につながるものであれば、経費として承認されます。よくある例が接待交際費ですが、どこでいくら使用したか、誰を招待したかを記録しておく必要があります。また、領収書やレシートがないと経費として認められません。計上される経費が多ければ多いほど、会計上の会社の純利益が減り、支払う税金も少なくなります。
そのため、税務署も経費のチェックは念入りに行います。また、税金の過少申告は重加算税の支払いにつながるために注意が必要です。ちなみに、経費の仕訳で使用される主な科目には次のようなものがあります。水道光熱費、旅費交通費、消耗品費、事務用品費、賃借料、通信費、租税公課、接待交際費、支払手数料、保険料などです。
具体的な経費精算の業務内容とは？
精算業務が必要となるのは、現金で立て替え払いしたり、法人カードで支払った費用を会社の経費として承認して、立て替えをした社員に返金する場合です。したがって、経費精算に関係する業務は２つに分けられます。
１つ目は、立て替え払いした社員がレシートなどの確証を添えて、支払った名目や金額、内容を経理に報告する業務です。２つ目は、経理が内容をチェックし、社員に払い戻しするための経理業務です。出張経費の精算を例にとると、交通費や宿泊費、出張先での接待費、展示会参加等の参加費などを、出張先で自分が払った費用のレシートや領収書を、何のために使ったかの情報を添えて経理に提出します。これが１つ目の業務です。経理は社員が提出する領収書の内容をチェックしたうえで、仕訳して経費として計上し、社員が払った金額を社員に払い戻しする会計処理をします。これが２つ目の業務です。
効率化のための経費清算ツール
経理作業の中でも、手間がかかる業務の一つが、経費の計算です。
消耗品や備品の購入代、出張のための旅費や交通費、接待費など業務上で発生した経費は、申請書類を作成し、その書類に押印を貰わなければ精算が完了しない仕組みが一般的でした。この方法の場合、経費精算に大きな手間と時間がかかる上に、精算が完了するまで帳簿作成などの経理業務も滞る状態となります。
さらに、手作業の場合、金額の間違いなどの問題が発生し、様々な業務が滞る状態となることも少なくありません。そんな経費精算に関する業務を手軽に行えるように開発されたシステムが、経費精算ツールです。経費精算ツールを導入することで、経費の申請・承認が楽になるだけでなく、経理業務もスムーズに進むようになります。
経費精算ツール導入で何が変わるの？
経費精算ツールの導入によって、大きく変わることになるのが領収書の扱いです。
従来の経費精算は、領収書と一緒に申請書類を作成し、提出する形が一般的でした。しかし、経費精算ツールを利用すれば、経費として支払った領収書を撮影すれば、そのデータを使って申請作業を完了させることができます。申請書類が必要なくなるだけでなく、領収書自体をそのままデータとして取り込むことができるため、紙の領収書を残しておかずに済むことになります。
企業の規模によっては、経費の領収書の保管場所に悩む状態になることは珍しくありませんでした。そんな大量の領収書が出る企業であっても、経費精算ツールを導入し、データでの保管を選べば、領収書によって社内のスペースが圧迫されるという悩みから解放されます。
交通費などに関しては、手軽にICカードから経費に関する情報を入力できるようになるというメリットも生まれます。
経費清算システムのメリット
経費清算を効率化するために、経費清算システムを使うと、レシートや領収書を簡単にその場で処理できるため、後で申請書を作成する手間が省け、申請にかかる時間も短縮できます。このレシートは何のレシートだったのか？と、後で悩むこともなくなります。
メリットの２つ目は、承認プロセスや振込みまでの手続きがスムーズになります。経費精算の申請や承認は、プリントされた申請書を回してサインをとるのではなく、モバイルやパソコンを使ってオンラインで完結できます。複数の承認が必要な場合でも、どの段階にあるのかオンライン上で把握でき、承認されたら本人に通知も届くので、全てが滞ることなくスムーズに進みます。
また、会計ソフトとの組み合わせにより、精算業務と振り込み業務の一体化も可能で、経理業務もスムーズに進められます。メリットの３つ目は、コスト削減と生産性の向上です。これまで紙で整理していたレシートや領収書をデジタル化でレシートや領収書紛失にも対応可能になり、管理や検索にかかる労力が削減されます。事務処理や経理業務に関わるコストが削減されるだけでなく、営業や経理の仕事が大幅に効率化されます。
経費精算ツールにデメリットはないの？
経費精算ツールのデメリットは、システム導入に関して社員に説明をする手間がかかることです。
デジタル関連に強い人であれば、手軽に経費精算ツールの使用方法を理解して貰うことができるでしょう。しかし、会社によってはスマホを上手く使えない、機械操作が苦手という人がいることもあります。こうした状況の場合、説明に手間がかかる上に、システムが上手く機能しない状態となる可能性もあります。
経費精算ツールを導入する際には、社員がツールやシステムに対応することができるかどうか考えておくことも大切です。
さらに、これまで経費精算を行っていた人や経理担当者が、ツールに馴染めるかどうかも重要なポイントとなります。扱う側が、対応しきれないツールを導入した場合、手作業で行う経費精算よりも、多くの時間が必要になる可能性もあるので注意が必要です。
経費精算に関わる法律改正
平成２８年に電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました。これにより、経費精算システムがますます使いやすくなっています。
改正によって、スマホで撮ったデータが国税関係の書類、領収書やレシートのオリジナルとして使用可能になった点にあります。領収書などを電子データで保存すること自体は、２００５年から承認されていました。しかし、専用のスキャナで読み込んだものに限定という制約がありました。
したがって、以前はレシート類は事務所に持ち帰ってスキャンするという作業が必要でした。改正により、出先や出張先でもその場でスマホで撮影したものを精算に使用可能になりました。ただし、撮影する領収書には、申請者の署名が必要で、電子データ受領後３日以内にタイムスタンプが付保される必要があります。
経費精算ツールの選び方
経費精算ツールの種類は増えてきており、比較検討をして最適なツールを選べるようになっています。ただ、実際に経費精算ツールを見ると、何を重視して選べば良いか分からないと悩んでしまう人もいるでしょう。そんな時に、注目をしておいて損がないポイントを簡単に説明していきましょう。
コストパフォーマンス
経費精算ツールを導入する際に、まず考えておきたいことがコストパフォーマンスです。
月額を支払いながら使う経費精算ツールは、毎月一定の固定費がかかることになります。その費用が負担にならない範囲かを考えておくことは勿論、費用対効果を意識しておくことも大切です。
業務が楽になるからと導入した経費精算ツールの使い勝手が悪く、これまでよりも経費精算・経理業務に時間を割かれる状態になったのでは意味がありません。経費精算ツールを導入する際には、毎月必要となる月額は勿論、どれだけ時間や人件費の節約になるかをしっかりと考えておくことが大切です。
導入や効果に対し、不安を感じる場合は、トライアルがある経費精算ツールから始めてみるのも良いでしょう。トライアルを活用すれば、実際の使い心地は勿論、労力や時間の節約に繋がるかなど、様々な情報を実際に確認した上で、本格的な導入に進むことができます。
クラウド型
経費精算ツールの中でも、選んでおいて損がないのがクラウド型のシステムです。
自社でサーバーを用意するよりも、少ないコストで必要なシステムを導入することができます。
さらに、端末さえあれば場所を問わずアクセス可能なクラウド型の経費精算ツールであれば、経費が発生する度にその情報を送信して貰えるようになります。そのため、スムーズに経費精算や経理業務を進めていきたいという場合は、クラウド対応の経費精算ツールを選んでおくと良いでしょう。
クラウド側の問題で、データが消失してしまうことがあったらと不安を感じる人もいますが、クラウドもバックアップを取ることが可能です。定期的にバックアップを取っておけば、大切なデータが消失したらと心配をする必要がありません。
経費精算ツール選びで迷った時には、クラウド対応になっているか、注目をしておくことがおすすめです。
