オンライン会議の議事録を有効に活用する方法 

オンライン会議の基本的な進め方

基本スタンス

オンライン会議が当たり前の時代になり、企業の規模に関係なく導入される環境になりました。しかしながら、オンライン会議についても基本的にスタンスをきちんと守らなければ有効に活用できないと言うデメリットがあります。では基本的なスタンスはどう考えれば良いのでしょうか。 

これはリアルな会議でも同じことですが、設定するにあたって、参加者になれるか、目的は、ゴールはどんなところにあるのか。これを明確にしておくことです。関係者で会議を設定する前にこれらを明確にしておくことが有効に時間を活用することにつながるでしょう。

ですから、議事録を有効活用する前にまずはどのようなテーマを披露するのか、レジュメを会議の主催者が関係者に事前に流すこと、さらに参考資料も事前に送っておくことがより有効にオンライン会議を進めることにつながります。

オンライン会議の進め方

最近ではリアルの価値が見直されることになっています。重要なのはオンライン会議で発言する人間が限定されてしまうこと、場合によっては顔出しを行わずに沈黙を守る人間がいることがデメリットなのです。だからこそ、オンライン会議を進める上では主催者は誰もが会話をすることを心がけ、顔も可能な限り出すように促すことが重要です。

オンライン会議を進める以上、有効活用するため、さらにコミュニケーションを深めるためにはこれを怠ってしまうとどうしても有効な活用につながらないと考えるべきだと思います。

オンライン会議の意味について

オンライン会議を行う際のメリットやデメリットをいくつか挙げてきましたが、まず、オンライン会議で行う方が良いのか、リアルに顔を合わせた方が良いのかを判断して会議設定が必要です。

議事録の共有や取り方を議論する前に、これからはリアルの価値、オンラインならではの価値を誰もが知った上で仕事を進めなければ効果を最大化することができないからです。

議事録の取り方や周知方法について

議事録の考え方

リアルでもオンラインでも会議を行うにあたって議事録は非常に重要です。前述の通りテーマを明確にしておくべきですし、どのようなことを決めるのか、決めるのは誰なのかを明確にした上で会議を行うわけですから議事録も当然のことながら必要になってきます。

そしてこの議事録は会議の内容にもよりますが単なる共有会議でなければ、何が決まって何が決まっていないのか、そしていつまでに何をすべきか、そしてその責任分担は誰かと言うことを明確にすること。これが非常に重要です。オンライン会議にかかわらず、仕事の基本的な進め方として心得ておくべきではないかと思います。

議事録の取り方について

オンライン会議の議事録の取り方ですが、主催者が会議を進めながらレジュメにかきこむ、このパターンが1番時間としては有効に活用できるかもしれません。

場合によってはその速記によって作られた記録に対して会議が終わった後回線を切断する前に、重要な部分だけでも関係者で確認をした上、議事録を皆に回すと言うこともこれからは非常にオンデマンドで必要なやり方になってくるかもしれません。 

また、非常に長時間にわたる会議の場合は、議事録を制作する人間をあらかじめ決めておき、いつまでに議事録を全員に回すので必要事項については、修正の上全員に共有すべきことと言うルールを作っておく、これも1つのやり方です。最近ではネットワーク上に議事録を上げておき、必要に応じて修正をかけ最終版にすると言う形もあります。

もちろんのことながら、主催者が誰が修正したかが分かりづらくなり、上位者が修正した内容に対して正しく修正することができないので偏る場合がある部分は注意が必要です。 

次に、単なる共有事項がほとんどのオンライン会議の場合は、会議の内容を録画しておき、出席できなかったメンバーも含めて、サーバー上で共有するパターンもあるでしょう。基本的には共有事項であればこのような録画内容に加えて、レジュメとメモさえあれば十分に議事録としての役割を果たすと思います。

さらに、リアルの会議と同じように、発言者とその内容を明確にすること、会議の内容が社外の方々も参加しているのであれば、オンライン会議の内容を議事録を参考資料とセットでメールで送信し、お互いに内容を確認し合うと言うのも重要なポイントになります。 

いずれにしてもオンライン会議であろうとリアル会議であろうと、様々な会議を行うにあたってはその議事録をきちんとまとめておく事は必須です。 

オンライン会議を活用するのであればより、効率的に議事録をまとめる、場合によってはオンライン上にアップロードするといった内容をベースに業務を進めていけば良いのではないでしょうか。 

テクニックとしては例えば、会議案内のメールに、スケジュールとともに議事録を添付して保管しておくと言う場合もあるでしょう。忙しい参加者にとってはどの打ち合わせで議論したかを明確に思い起こすことができるからです。