資料の簡素化で業務効率を改善。社員を無駄な資料作成から開放しよう。

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資料の作り方って意外と会社でルール化されていなかったります。資料のクオリティを高めようとする社内運動などはたまに見かけますが、あくまで社外に対して良い提案書であったり企画書を提出して売上をとれるようにしようというキャンペーンが多いです。

ただし、資料のクオリティというのも必要なシーンはありますが、2013年の状況を見ると資料は簡素化した方が関係者全員が嬉しいのではないかと思います。そしてそれは経費削減につながる入り口になっているのです。

■立派な資料を常に求めていないか

kaigi

広告代理店やマーケティング関連の会社さんはいつも立派な資料を作られます。これは素晴らしい事ですが、受け取った側はろくに見ていないものです。そういった資料もきちんと見てみるとネットで調べれば分かることがデスクトップリサーチなどとオブラートに包まれて、リライトされているだけだったります。※リライトされていればまだまだ良い方でしょう…

当然、立派な資料の効用というのはあって、たった数十万の予算の為にこの人たちはこんなに資料をまとめてきてくれたという同情は発生します。そういった事で発注先を決めてしまう人が多いのも日本の良さでしょう。

となると資料のクオリティは常に立派なものを求めるような文化になってきます。本来であれば利益が最大になるように管理しなければいけないものですが、利益が残らないくらい丁寧に資料を作成して売上を取りにいくという事も多々あるのではないでしょうか。

■社内の資料はペラ1に限定する

思い切った事をすると反感はあるものですが、「社内の資料はペラ1」にするというアイデアは多くの面で効果を発揮してきます。

一番、可哀想なのは社内で飛ばし読みをされる資料を徹夜して作っている社員でしょう。意味が通じればOK、より簡易にまとめることに価値があるという文化を作る事で社員の負担、または残業代が削減できるようになります。

立派な企画書のフォーマットを何種類も作成している会社はありますが、会議が最短で終わるようなペラ1フォーマットを持っている企業は少ないものです。

■残業代・印刷代・社員の疲弊を防げる

繰り返しになりますが、上記3点が減っていくことになります。いままで立派な資料をつくるために残業していた分は無駄となり無くなります。10枚だった企画書は10人に配布すれば100枚。これが10枚になります。社内資料はモノクロくらいはどこでもやっていますから一枚10円としても900円の削減です。最後に社員の労働環境が良くなり生産性の高い人材になります。

この三つのメリットが得られるのですから是非、あなたの会社でも取り組んでみてはいかがでしょうか。ポイントは資料は1枚にしなさいという事だけでなく優秀なペラ1フォーマットを会社として共有する事です。気をつけましょう!

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