どこの会社でも交通費の事後清算という仕組みはあると思います。何月何日に●●株式会社に訪問したので●●駅から▲▲駅までを往復電車に乗った。ということをエクセルにまとめて一件ずつ金額を記していくのです。これ下手すると1か月分でも1時間かかることがありますし、年末年始などの多いときは1時間半かかるときだってあります。
これをスイカやパスモと連携させてシステムで管理しようというサービスがあります。社員のICカード利用状況を監視することになりますから導入には慎重になると思いますが、どういったサービスなのかだけでも見ておくと良いでしょう。確実に重複請求や経路運賃検索の時間を削除していくことができます。
また、社員を信じることは大切ですが、どうしても落とせなかったタクシー利用分を電車に乗った事として水増しさせてしまっているのは社員が悪いのではなく会社の制度のせいです。偽善ぶって監視は良くないという前に会社、社員に双方にとって良い方策を考えるようにしましょう。
■どういった機能のシステムなのか
例えば、ネクストICカードという交通費清算ASPがあります。このシステムの例でいくと登録したICカードで電車を利用すればその利用履歴がすべて溜まっていきます。システム上で交通費清算をすることができ、すべての電車利用履歴から営業時に使用したものだけをチェックしていくことで勝手にその項目だけが抽出されます。
社員は営業につかったものだけを申請にまわします。管理者はそれを承認すれば管理部門へ自動でデータが送られます。
あとは必要であればデータの取り出しボタンを押して終了。エクセルでデータが書き出されます。無理にプリントする必要はないでしょう。
■導入効果
残念ながら交通費も減っていくようです。不正をしている事を責めるのはやめて、不正できる環境にしてしまっていたことを改めるべきでしょう。また、作業時間もひとり一時間削減できれば50人の会社であれば一ヶ月50時間。時給を安く2000円と見積もっても10万円は削減できます。年間に直すと120万円です。
加えて不正請求分などがなくなります。これは会社によってまったく数字がかわるでしょうから詳細は省略します。
たった50人規模の会社でもすごくインパクトのある数字になりますね。すでに利用されている会社からするともう手放せないシステムでしょうが、これから利用を検討していくという人は短い期間の契約でさっさと導入したほうが良いでしょうね。
