外注の基本は相見積もりと外注先の限定

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東京都のホームページ維持管理更新費が年間3億円以上という事で話題になっていますが、経費削減のヒントというかコツがここに隠されています。まずはこの事件の詳細を確認してみると枝分かれしている各局のページは縦割り管理のため誰も全体の費用を把握していないという状況のようです。いくつの局が都庁にあるのか分かりませんが、すべてばらばらに発注しているため当然、制作している事業者もばらばら。サーバーも好きに契約してよいことになっていたようですし、ドメインも好き勝手状態。

細かく業務内容と単価まで公開されているわけではないですし、都の職員がほんとうにわがままでITオンチで、それなのに常時分かるように進行してくださいと言われれば制作会社が通常の5倍値で受けているっていう事だってありえますから金額については特別言いたいことはないのですが、まぁ一括で管理したほうが良いよねという事は明白です。

■外注の管理責任者を置く

外注する際のコストダウンのコツのひとつが外注管理責任者を置くことです。すべての情報がその人の下に集約されるようにすることと、単価から納期からすべての最終チェックをする業務を課します。当然、相見積もりも実施しますが、責任者がいれば外注先も毎度同じ価格テーブルで出すしかありません。何かしら理由をつけて単価調整してくるという事もできないのです。

例えば、都庁の場合も同じようなページをつくるのにA社は5万円、B社は10万円という事が起きていたのでしょう。管理者がいればB社の値段をさげるのか、A社に切り替えるのかの措置は簡単にとれたはずです。

また、信頼できる外注先を見つけるというのは結構な時間的負担があります。1社しかいないという状況はまた問題ではありますが、中小企業であれば2,3社で十分。それ以上は不要でしょう。

■発注先を集中することで価格も下がる

上記の例で見ても、2ページ分を1社にまとめることで数千円は下げられるはずです。制作側もまとめて作業できるのであれば数千円引くのは妥当と思っています。不当な外注たたきではなく正当なコスト管理です。

都庁に限らず大企業などでは不要に出入り業者を増やしてしまうため損をしていることが多いのです。また、プロジェクトごとに担当者をつけて任せているという場合もその分外注先が増えてしまいますから決められた中で相見積もりをとっていくというプロセスは必須でしょう。

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