思い出しても苦痛だった新人時代の恒例行事、それは年賀状作成です。だから年賀状はいらないと言っているわけではないのですが、意外と無駄が潜んでおりますので今のうちに整理しておくと良いでしょう。

年賀状コストの削減は簡単で社員の意識さえ変えてしまえばほとんど終了です。人と人のつながりの中で便利なコミュニケーション手法であることは間違いないのですが、一通送るのに50円の郵便代とそれを作成するためのコスト(人件費+印刷コスト約10円)が発生していることは事実なのです。

近年は年賀状を書く人が減ってきているようですが、企業としてはいまだに減っている感覚はないのではないでしょうか。整理して自社に最適な方法を見つけてください。

■テンプレート年賀状を送る意味

表面の住所も印刷、裏面も均一に印刷、特にメッセージもない。こういった年賀状を送ってくる会社も多いです。裏面がとんでもなく面白い仕掛けでもしてあれば良いのですが、そういった無機質な年賀状はそういったサプライズは皆無です。

もう送る意味はないのではないでしょうか。

■メッセージを書くコスト

一言メッセージが書いてあるものも多くあります。「大変お世話になりました。本年もよろしくお願いいたします。」というものです。しかし、ありきたりのメッセージで印象に残らない上に、書くのが早い人でも30秒はかかります。厳選されているリストであれば良いですが、闇雲にやっては効率が悪いですね。

■リストは精査しよう

年賀状は営業経費としてみていない組織は多いものです。ただ、これが無駄の原因であり、あくまで顧客リレーションの一部とするのであれば営業経費として考えることからはじめましょう。

通常の営業と同じで太いクライアントに重点をおいて対応すべきなのです。部署やチームで一番のクライアントには1時間かけても良いでしょう。しかしどこであったのかも分からない人にも年賀状を送ってしまうのは無駄なのです。

■書きミスしたり、送らなかった年賀状は後日郵便局で切手にできる

知らない人は少ないと思いますが、使わなかった(発送)年賀状は換金可能です。手数料をわずかに取られますが、切手や葉書に変えられます。書き損じの場合手数料は1枚5円です。

年賀状もここまでの習慣になるともはや固定費ですが、だからこそ意味あるものにしていくか、廃止するのか会社の方向性を示す事にもなりますので後回しにしないほうが良いでしょう。