日報は目的の明確化と手法の工夫で意味あるツールにする

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日報の意味って何でしょうかね。業務の報告連絡相談でしょうか。これは当然なのですが、日報でしか報告連絡相談をしないとなるとそれは問題だと思います。という事は違うところに意味があると思うのですが、私は社員、スタッフの成長ツールとして活用させています。

今回の記事でお伝えしたいのは無駄な事はやめようという事とやるなら最大限効率的にやろうという事。日報の意味は企業それぞれで結構です。

■日報はできれば電子メールで管理しよう

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日報を有意義なツールとして考えたときにいつでもどこからでもアクセスできる必要を感じます。アナログで管理しているところは徐々に無くなっていっていますが、社内のローカルシステムに依存するような形で運用している企業はなかなか多いです。
退社前に日報を書いてから帰る。そんな一昔前の常識が今も生きているのだと思いますが、書いている社員の立場からすると不便で意味の見出せないものになっているケースが多いのです。

変な話ですが、せめて電子メールでの管理に移行するだけでも社員に喜ばれると思いますし、営業外出中からも記述できるので精度は高まってくるはずです。

共有方法に関してはto直属の上司、cc部長+メンバーなどの運用で十分です。

■見直す事に最大の価値がある

自分の業務を見直す事が本来の日報の役割なはずです。それがなんとなく書くことが義務付けられているがために苦痛に感じながら書いているという社員は多いです。

見直す事にフォーカスしていないからこうなるのですが、日報をローカルのシステム内に置いている事も原因のひとつになります。家からは見られない、過去記載分が一日ごとにスクールするしかない、システムの動きが遅い等、その妨げになる要因はいくつもあります。

メーラーの検索機能などはとても優れていますから日報システムを作り直さなくても十分に使えます。

世の中はログを取ることがブームです。自分のためのログであることと見直す習慣を作る事が出来ればより社員が成長し、会社に利益を与えるのです。

■日報はチームで共有する

これはすでに実施している組織も多いですが、日報はオープンなものにすると良いです。仕事をしているふりであったり、さぼったりという事が無くなりますし、上司にさえ気に入られれば良いというような意識の低い行動をとる人間もいなくなります。

また、日々の業務内容を共有するだけでは退屈でしょうから、おもしろかったブログ記事やおいしかったランチ情報などを流すとチーム意識も高まり思わぬ効用が出てきます。

決して導入は難しくない業務効率化のアイデアです。お試しください。

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