【ペーパーレスでコストカット】紙からデータへ移行する際のポイント4

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「契約書」「請求書」など、まだまだ紙でのやり取りが必須なものはありますし、まだまだ紙の方がしっくり来る、紙でないと落ち着かない・・という人が多いのも事実です。それでも、今「紙でなくてはいけないもの」はかなり減ってきているように思います。紙ではなく、データで保管をするようになれば、コストカットになる以外にも、

・書類が減るのでオフィスがきれいになる

・管理をする際に探す手間が省ける

・他人との共有が楽になる

など、メリットはたくさん有ります。

 

ということで、紙からデータで書類を保管する際の注意点を5つまとめましたので、参考にしてみてください。

紙からデータで書類を保管する際の注意点

1  データの名前の付け方を全社で統一する

紙からデータにする場合、そのデータに【名前】をつけることになります。もちろん、自分で名前をつけて、自分で探すだけなら。自身でわかれば良いのですが、データ化をする意義というのは、他人と共有が楽だというメリットがあります。そのときに、解っている人間以外でも、探し易いこと名前の条件となります。

・クライアント名、案件名、日付、担当者名

など、他社が見てわかる名付けをしましょう。

 

2 データは全社で共有する

データは全社員で共有をしましょう。オリジナルでつくっても良いですが無料のオンラインストレージサービスも充実しているので、すべてのデータをそこで保管して共有をすると、社員にとってデータの閲覧が楽になります。無料のオンラインストレージサービスはこちらをご覧ください。無料のオンラインストレージサービス厳選10選

 

3 必ずバックアップを取る

データを共有するにあたり、クラウドで保管をするか、ローカルで保管をするか、となりますが、どちらにしても必ずバックアップを取りましょう。2つ以上で取っておくと安心です。

・2つ以上の外付けのハードディスクに保存をする

・2つ以上のオンラインストレージにデータを保管する

→ 無料のオンラインストレージサービス厳選10選

4 社内でのプリントアウトルールを作る

たとえデータ化しても、紙がゼロになるわけではありません。減らすために各企業努力をしており、出力をするのに、いちいち申請がいるような企業もあるようですが、さすがにそこまですると、こんどは申請をとるまでの時間がロスになってしまいます。出力は、きちんとルールをつくることで、よけいな出力を減らす努力を社内で行いましょう。

社内ルール:資料はデータを送り、極力出力は使わない。

会議などをすると、かならず紙だらけになり、会議の前の30分は出力で終わってしまったり・・というのもよくある話です。これは大変もったいない話ですので、事前にデータを送る。ノートPCでデータを見ながら会議をする、プロジェクターで資料を見せるなど、社内で意識をすることが大切です。

社外ルール:相手の理解を得て、可能な限りペーパーレスを推進する

社外に対する資料などは、クライアントであればあるほど、片面カラーで印刷をする場合が多いでしょう。もちろん見やすさは大事なのですが、「会社のCSRの一環で、ペーパーレスに取り組んでおり、申し訳有りませんが白黒で」と一言添えれば、白黒・集約・両面印刷でも、そこまで嫌な顔をする人もいないでしょう。もちろん、それは会社都合のお話ですので、ここは無理をしてはいけません。

以上、ペーパーレス化をすることで、エコにもつながりますので、ここは積極的に取り組んでよいコストカットのポイントでは無いでしょうか。

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