無駄な会議をなくす4つのステップ

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無駄な会議をなくす4つのステップを書こうと思います。

1 会議の目的を明確に

会議の役割は大きく2つに分けられます。1つ目は「共有」、2つ目は、「新しいものを生む事」です。

まず、極論をいってしまうと、コスト削減を考えるなら、「共有」が目的の会議は必要が無い、と言えます。例えば、「営業の報告会議」や、「部課長会議」。出席をして、営業状況の報告をして、声の大きい人が何となく叱咤をし、出席者は黙り、終了、という会議が1番意味がありません。それであれば、メンバーにメールなどで報告を1本いれれば済む話なのです。1〜2時間とやっている会議が10分で目的を果たします。

会議では、「新しい何かを生む」ことを絶対条件に、目的を明確化すると良いでしょう。

あくまで、具体的にすることが大事です。営業会議であれば、

×「現状報告をして、意見を言い合う」

○「現状報告から次取り組むべき行動を5つ決める」

企画会議であれば、

×「新商品のキャッチコピーアイディア出しをする」

○「新商品のキャッチコピー案を3つまでしぼる」 などです。

2 会議の時間を決める

1時間の会議だったけど黙っている時間をすべて削除すれば、10分で済んだはずだ・・・と思うことは無いでしょうか?

思い切って、いつも1時間とる会議であれば、45分に、2時間の会議であれば、1時間半にしてみるのも一手です。また、行き詰まったときにはどんどん次に進みましょう。アイデアは会議では出てきません。事前にリラックスした状態でアイデアを集めるなら、無料のツールをつかってみると良いでしょう。⇒ 無料のアンケートツール

 

3 人数をしぼる

会議を「何か新しいことを決める場」とするのであれば、 この会議で必要な人数も限られてくるはずです。現場だけで行う方が意見が言い易いのであれば、その方が良いでしょうし、その場で決済まで進められるのであれば、逆に決裁権者がいた方が良いでしょう。書記的な役割で出席をさせられるような場合もあるかもしれませんが、その人間が会議で意見を言わない立場なのであれば、各自メモって、あとはICレコーダー1本まわしておけば済む話です。必要最低限で、しかしその後の進行も考えて本当に重要な人のみで行うことが、 人も、時間も減らす方法です。

4 事前が5割

会議では、始める前に必ず準備をしましょう。その内容を事前に打ち合わせのメンバーに共有をすることで、会議が円滑に進みます。事前で共有するべき情報はおおきく4つです。

①目的

②時間

③共有情報

④会議までに考えてほしいこと

たとえば、営業会議であれば、

①今回の目的は、「若手が営業をしていく際の課題を出し、今後の改善プランをたてる」ことです。
②今回の会議時間は45時間です。
③我が課の課題は○○と○○だと思っています。
④他の課での課題を事前共有してください、またその改善プランも簡単に考えておいてください。

この事前情報がないで会議を始めると、

会議がスタートしてから、営業状況の共有をし、上司が「業績が今期悪かったようだが、課題は?」と聞き、「こんなところに課題がありまして・・・」と報告をし、

解決策をなんとなく模索する・・・という1時間ほどの会になりそうですが、事前準備をするだけで、その会議は、「課題を解決する方法を決めるために各参加者が意見を述べ、最前なプランを決定する」という場になります。

 

人間、なかなかその場でアイデアを出すのも難しいですし、事前にある程度考えている分発言もし易くなります。会議を少なくする、効率を上げる、ということだけでなく、会議そのものの質を上げることに着眼して、無駄な時間をなくし、効率よく、パフォーマンスの良い仕事ができる環境を目指しましょう。

会議の効率化には事前の意見出しなども重要です。無料のセルフアンケートツールなども使ってみると便利です。
気になる方はこちらも読んでみてください。
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