世の中の経費削減をミッションとする皆様、ご苦労様です。このミッションを背負ってしまった方は経営者と同じくらい孤独な事でしょう。ある意味、社員を取り締まらないといけないわけですから仕方がないのです。今回は特にそういった側面の強い「出張経費」について書いてみたいと思います。

■出張は会社からの監視から抜けられる絶好機

出張をする社員からすると出張は「会社の監視から抜けられる絶好機」であることは間違いありません。これは管理職の人間でも同じように考えるでしょうからサラリーマンである以上仕方のない事だと思います。
これをなんでもかんでも取り締まろうとすると反発にあい、余計に経費削減からは遠ざかってしまうと思います。ここでもルールを事前に明確化しておくことでルールのある会社だから仕方がないという事を理解させることが重要なのです。

■でもその出張は本当に必要か

出張の経費はどうがんばっても膨らんでしまいます。まず考えなければならないのがその出張が本当に必要なものかどうかという事です。自由に出張ができる会社というのはなかなか無いと思いますが、担当している案件の詳細をいつの間にか現場の人間しか分からなくなってしまったという事はあるでしょう。
そうなってしまうとコントロールが効かなくなりますので無駄が発生してきます。また、ルーチン化している地方支社との打合せなどもテレビ会議などを導入することで減らすことができないのか検討しましょう。

■本当に一泊が必要か

日帰りと一泊ではまた経費にうんと差が出てきます。折角、北海道に出張したら一泊したいでしょう。折角九州に出張に行ったら一泊したいでしょう。これもやはり仕事のコントロールを現場にまかせっきりにした際に起こる弊害です。

■不正がおきないようにするためにはルール化しかない

社員の倫理に任せるというのも間違いではないですが、一度、収拾がつかなくなるともう手遅れになるのかこの類のやっかいな所です。そんな事が許されるはずはないのに現場同士では不正出張や宿泊の件が話されていたりします。出張は当然、業務の一部ですので業務日報の徹底や日頃以上のホウレンソウをルール化することや夜に接待などがある場合は誰と行くのかなどを事前にかつ事後には報告書というのが一般的に良いと思います。

仕組みで対処していくしかないという事を肝に銘じて取り組むとすべてに良い効果が生まれてくるのではないでしょうか。