印刷物削減はまず取り組むべき経費削減

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どんな会社でも印刷機・プリンターは使っていると思います。ペーパーレスとまでいくとハードルがたかいと思いますのであくまで削減という事で書いていきたいと思います。

まず、印刷機・プリンター回りでのロスについてどういった類の物があるのか整理してみる必要があると思います。印刷代は思っているより高額です。

■過剰印刷

やはり印刷というのは現代文明の重要な機器ですから業務上依存していることは仕方のない事だと思います。しかし、5部必要なところを7部・8部と印刷していくこともまた日常になっていないでしょうか。これは社内でも社外でも打合せの人数を予め確定させておくことで大きく減らすことができるはずです。
準備は万全にすべきという姿勢は間違っていませんから、予備を含めても何部必要と分かるようにしていくことが大切です。

■印刷ミス

これもひとつひとつの現象としてはインパクトの無いものです。しかし、チリも積もれば山となりますので見逃さずに対策をしていく必要があります。ミスを減らすという事については印刷機の簡易マニュアルでも作っておいておけば紙1枚で以後の何千枚もをなくすことができるはずです。

また、印刷ミスしてしまった紙のリサイクル方法なども予め決めておくと良いでしょう。

■無駄なカラー印刷

これも多いですよね。カラーな書類をカラーで見なければいけない時以外はモノクロ印刷にすべきです。一番最悪なのは、URLだけ青字なのにカラー印刷してくるケースです。それだけでその資料を作成した人が仕事のできない人だなぁと感じてしまいます。

代表的なものとしては以上でしょう。
これらを解決する一番の近道は印刷コストを詳細に社員に理解させることだと思います。また、プリンターの近くに会社でも偉い方の席を置くなどして監視をすることも場合によっては必要です。
導入する余裕のある会社さんは、誰が何枚印刷をしたのかという事を把握するシステムも世の中に出回っています。導入にも経費がかかりますからとんでもなく重症でない場合は不要かもしれませんが、一度資料くらいは取り寄せて検討してみるのもよいでしょう。

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